Catégorie K · L'IA au travail · Épreuve 2 sur 9 · 5 min
Écrire et répondre aux mails plus vite
Mis à jour le
Pour écrire un mail avec l'IA, donne-lui le message reçu, à qui tu écris, ce que tu veux obtenir, le ton et la longueur. Demande deux versions, garde la meilleure, puis vérifie toi-même les dates, les montants et les promesses avant d'envoyer.
La fiche mail en 5 lignes
Un bon mail dépend de ce que l'IA ne sait pas : qui est la personne, ce qui s'est passé avant, ce que tu veux obtenir. Avant de demander, note ces 5 lignes :
- À qui : un client, ta cheffe, un fournisseur, un collègue que tu tutoies ?
- Le contexte : colle le mail reçu, ou résume l'histoire en deux phrases.
- Le but : être payé, dire non, calmer, fixer un rendez-vous.
- Le ton : chaleureux, neutre, ferme mais poli.
- La longueur : « 6 lignes maximum » marche mieux que « court ».
Demande à copier : « Voici le mail de mon client [colle-le]. Réponds-lui : je ne peux pas livrer vendredi, je propose mardi, et j'offre les frais de livraison. Ton aimable et professionnel, vouvoiement, 8 lignes maximum. Donne-moi deux versions. »
Karim doit relancer une facture impayée depuis 30 jours. Quelle demande donnera le meilleur mail ?
Relie chaque situation à la consigne de ton qui lui convient.
Touche un élément à gauche, puis celui qui va avec à droite.
Dans Gmail et Outlook, sans copier-coller
Tu peux aussi travailler directement dans ta messagerie. En octobre 2026 :
- Gmail : « M'aider à écrire » rédige un brouillon en français, mais seulement avec un forfait Google AI ou un compte Workspace ; pour les comptes Gmail gratuits, cette fonction est réservée aux États-Unis. Le résumé d'une longue conversation, lui, marche en français pour tout le monde. Les « Réponses suggérées » et la « Relecture » sont encore en anglais seulement.
- Outlook avec Copilot : dans un nouveau message, clique sur l'icône Copilot puis sur « Brouillon » (ou « Brouillon avec Copilot » selon ta version). Tu peux ensuite ajuster le ton et la longueur, ou régénérer. Sur téléphone, « Coaching par Copilot » relit ton propre texte, à partir de 100 caractères.
Sinon, n'importe quel assistant (ChatGPT, Claude, Gemini, Vibe de Mistral) fait très bien l'affaire : colle le mail reçu et ta fiche en 5 lignes.
Vrai ou faux ?
En octobre 2026, avec un compte Gmail gratuit en France, « M'aider à écrire » rédige tes mails en français.
Trois demandes à garder sous la main
Ces trois mails reviennent chaque semaine dans la plupart des métiers :
- La relance : « Écris une relance polie pour [quoi], envoyé le [date], resté sans réponse. Rappelle en une phrase ce que j'attends et propose une date limite. 5 lignes. »
- Le refus poli : « Aide-moi à dire non à [la demande]. Remercie, dis non clairement dès la deuxième phrase, propose une autre solution : [laquelle]. 6 lignes maximum. »
- Le mail délicat : « Voici le mail que j'ai envie d'envoyer à chaud [colle-le]. Réécris-le pour qu'il reste ferme sur le fond, sans aucun reproche personnel. Garde tous les faits. »
La règle d'or : l'IA ne connaît ni ta date de livraison ni tes tarifs. Chaque chiffre, chaque date et chaque promesse du brouillon se vérifient avant d'appuyer sur « Envoyer ».
Remets dans l'ordre la structure d'une bonne relance.
Touche les étiquettes dans le bon ordre. Touche une étiquette placée pour la retirer.
Pour que l'IA écrive comme toi, colle-lui …… et demande-lui de garder ton style.
Ce que l'IA ne te dira pas
Un utilisateur raconte avoir demandé à Copilot, dans Outlook, de résumer les mails d'un de ses contacts : Copilot a cherché sur Internet et a répondu qu'il n'avait rien trouvé. Écris toujours « dans mes e-mails » ou « dans ce fil » dans ta demande, et vérifie que la réponse parle bien de tes messages.
Source : Hacker News, commentaire d'un utilisateur sur Copilot dans Outlook (5 octobre 2025)
Sources
- Aide Gmail, « En savoir plus sur les fonctionnalités de Gemini dans Gmail » (disponibilité par langue et par compte) (consulté le 24 octobre 2026)
- Microsoft Support, « Rédiger un message e-mail avec Copilot dans Outlook » (consulté le 24 octobre 2026)